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当前,我们正处在信息大爆炸时代,以物联网、互联网大数据、智能化、云计算等为标志的网络充斥到社会生活、生产的各个角落。在我国,档案馆产生与发展经历了一个由低级到高级、由简单到复杂的发展历程,与时代发展同步,现代化档案馆建设也给未来档案馆建设提出了明确要求,那就是要向更高级的绿色、智能、智慧档案馆建设迈进。数字档案馆是传统档案馆的升级版,智慧档案馆又是是数字档案馆的升级版,或是更高层次和阶段,智慧档案馆是数字档案馆发展的必然结果。通俗讲,我们正在进行智慧城市建设,而智慧档案馆全方面服务作用也就凸显出来,也就体现出了智慧档案馆的记忆中枢职能,从而也就可以为党和政府的决策提供参考。

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一、智慧档案馆的发展理念

作为传统档案馆、数字档案馆建设的更高层次和阶段,智慧档案馆的理念确立以及实际建设迫在眉睫。智慧档案馆有狭义和广义两个概念,狭义智慧档案馆是指包含多元化档案资源中传统档案和新型档案内容信息和载体信息的档案馆建设等方方面面的内容。广义的智慧档案馆是指涉及全部信息的档案馆,凡是数字化、智能化等信息化管理下的档案馆都一律统称为广义智慧档案馆。目前来看,狭义档案馆建设以外的各方面建设与发展也是尤其重要,也是我们未来发展的重要方面。

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数字档案管理的产生,给传统档案工作带来了革命性的变革与发展。但是,从严格意义上说,或者是从未来发展战略来看,还会有存在一定的制约因素或局限性,比如理念、技术和资源等。数字档案馆建立和发展实际上不是档案管理的改革,而是档案信息管理变革。数字档案馆建立没有在档案管理实体方向实现突破,表现为档案信息与档案实体信息没有很好结合。数字档案馆不具备开展业务工作及辅助档案信息用户思维的功能。数字档案馆资源结构难以突破传统档案馆既有的局限性,因为它受制于传统档案资源的严格限制。另外,数字档案馆技术、信息管理、服务、安全等方面仍有一定程度的薄弱环节。相比之下,智慧档案馆将实现档案信息感知与服务的广泛化,再通过三网融合,加快实现城乡间档案信息服务全覆盖。

智慧档案馆能够全面感知、分析和整合档案资源和档案馆的运行信息,可以为档案管理和信息开发创造了更美好的前景。智慧档案馆在智慧城市建设中的作用越来越大,作为智慧城市建设的重要组成部分,其价值愈加显现,比如,可以为市民发挥多元化的信息资源服务作用;符合市民和社会组织需求导向;建立广覆盖、多样化、多途径的档案信息服务体系等,让市民和诸多社会组织感受到档案馆信息化带来的智慧服务和个性化服务。智慧档案馆建设与发展能够大大提高工作效率,可以更好的为党政机关、事业单位、企业、社会组织、基层群众等提供优质服务,为全社会提供档案信息共享支撑平台。

二、智慧档案馆的体系与构成框架

现实中,我们不能忽视如何突破数字档案馆的局限性。智慧档案馆建设关键在于突破数字档案馆信息应用的理念、范围和模式,建立集全面感知,资源多元、双模有储、综合处置、泛在应用等于一体的档案及档案管理与运营的综合支撑平台。

(一)多元资源。多元化的档案资源是智慧档案馆建设的信息化基础。信息资源一般是由原生电子档案、档案数字化成果、经济社会运行及管理信息回归档案数据库等构成的档案内容信息资源,还包括档案目录、索引、类别等构成的档案管理信息资源,还有基于射频识别技术的档案实体信息资源,由网络信息、媒体信息、非物质文化信息等城乡社会记忆资源;以及由用户信息、档案利用信息、档案数据挖掘信息等构成的档案应用信息资源,由供电信息、湿温度信息、安保构成的档案楼宇管理信息资源。(见表1

1:档案资源多元化类别表

档案资源类别包含内容

档案管理信息资源档案目录档案索引

档案实体信息资源RFID技术即射频识别技术

档案城乡记忆资源媒体信息网站信息非物质文化信息

档案应用信息资源用户信息档案利用信息档案数据挖掘信息

楼宇管理信息资源供电信息温度信息湿度信息安保信息

档案内容信息资源原生电子档案档案数字化成果经济社会运行及管理信息归档数据库

从上表看出,这些档案的多元化的资源可以让用户感知和获取的信息内容,更好地满足市民的各方面需要,也可以使档案管理工作者得心应手地感知到档案管理信息,达到更加精准的工作,获取或协同处理档案业务工作,达到服务简明化以及档案服务的最佳状态。

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(二)全面感知。档案智慧管理的第一要素就是感知,也是明确要求。通过相应的技术手段和管理策略将档案实体、档案内容、档案管理信息等与互联网联系起来,实现对档案内容信息的感知,实现对档案实体的感知,实现对档案管理信息的感知,即感知信息、感知档案、感知管理。感知需要高的技术要求,比如,要通过RFID技术实现对档案实体的感知,用智能化定位、跟踪、识别、监控和管理实体。比如,在感知档案内容方面,通过智能化的数字挖掘技术的实现,以智能化识别、抽取、整合和应用档案信息。在档案管理状况感知方面,主要通过楼宇智能管理技术实现,以智能化监测、评价和处置档案管理的状态。(见表2

2:档案智慧管理全面感知情况分类

感知类别技术实现智能化状态

档案内容感知智能化数据挖掘技术实现智能化识别、抽取、整合、应用档案信息

档案管理状况感知楼宇智能管理技术实现智能化监测、评价和处理档案管理状态

档案实体感知通过RFID技术实现,即射频识别技术实现智能化识别、定位、跟踪、监督和管理

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(三)综合处理。智慧档案馆的智慧所在就是建立了应对和处理机制,而这种机制是建立信息基础之上的。通过对档案信息需求特征解析平台和档案利用知识管理、经验管理等支持平台,对档案信息感知发面进行利用政策容许度、相关内容、利用方式、途径合理性等评价。全方位提高档案信息利用的查全率、查准率、查速率,以便确保档案信息的充分利用。另一方面,通过对档案实体与内容信息、档案实体信息与楼宇管理信息的综合分析,及时掌握档案管理的运行情况,把握档案工作标准,提出处置策略和考核指标,为档案工作者提供指针式判断界面和菜单式处置方案建议,从而提供可视化、量化的数据支撑和智慧支撑,实现档案信息、实体、管理环境的一体化管理,切实达到档案的交互式管理。

(四)双模存储。大量数据的存储和运算时智慧档案馆建设有一大特征。

实践证明,云计算不是解决海量数据矛盾和问题的唯一途径。比如,有一些档案具有安全和保密性的特征和特点,这就要求智慧档案馆具有独立产权、独立数据计算和相应的存储能力,这里先进设备、设施特别重要。同时,智慧档案馆建设還离不开云计算和云储存技术,这是因为海量数据处理和存储压力大,而潜在用户利用需求也需要这一技术支持。为此,智慧档案馆就一定要采取自有双模模式。可以预见,未来的智慧档案馆一定会运行于档案云范围之中。

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(五)泛在应用。随着现代化科技的快速发展,智慧档案馆的服务领域也即将随之扩大,服务范围将会更广泛。比如,跟进移动服务技术,建立移动数据信息查阅服务中心;再如,利用手机无线网等终端设备,实现档案信息服务的移动化。同时,我们应将档案信息服务纳入三网融合的新的终端设备。

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三、智慧档案馆建设的总体构想

一般来说,目前所说的智慧档案馆建设大都是指狭义的概念,各地各级档案馆建设都是以狭义的智慧档案馆建设为目标,在不同层面或与不同形式着手智慧档案管项目研究和建设。比如,智慧档案馆建设的总体方案研究与确定,智慧档案馆建设的框架搭建、智慧档案馆建设可行性的研究等。调查显示,各级档案馆本着构建一个初级的智慧档案馆,之后再建立全面的智慧档案馆。

智慧档案馆建设应有以下内容和流程:一是电子文档一体化与业务数据仓储管理;二是物联网技术与档案智能管理;三是记忆理念与数字文献资源管理,四是智慧泛在理念与档案信息服务;五是智能技术与档案管理工作科学化;六是真实可信,长期使用与安全存储;七是网格化管理与档案业务监督指导等。这些将是智慧档案建设的主要流程。从目标来看,通过构建档案智慧管理、收集、服务、保护、监督等平台,实现档案价值的深层次开发利用,实现档案资源的高度智能化管理。

(一)管理平台。目标确立后管理状况为关键环节。在档案智慧管理后面,要重点推进物联网,即射频技术在档案智能化识别、定位、跟踪、监控、管理等发面的应用,从而更快实现档案实体信息与内容信息一体化、交互花管理。实践中,这种管理有一定难度,需要先进设备和人才支撑。

(二)收集平台。收集平台尤为重要。一是、加强电子档案的接收与管理;二是、集中管理各单位有长久保存价值的业务档案数据库;三是、实现档案馆对网站、广播、电视等媒体信息的智能采集和自动归档;四是、有计划大规模积累城市历史文化资源,通过专用网站提供权威的城市历史文化资源。

(三)服务平台。在传统档案馆、数字档案馆的信息服务体系建设,建立移动数字档案馆信息查阅中心,拓展档案服务领域,合理构建市民参与、以人为本、社会协同的档案服务机制。

(四)保护平台。各地各级档案馆建设一定要根据自身特点和当地实际,建立安全存储备份平台和迁移仿真平台,使电子档案智能备份迁移技术、电子的档案封装技术各级各类数据资源的分层存储技术得到充分展示和利用。加强档案管理的智能跟踪与记录,确保软、硬件系统的正常使用。

(五)监督平台。为推动部门间的信息共享和业务协同,就要建立业务管理系统,通过智慧技术实现档案流、工作流的全程管理。积极建立网络化管理的档案业务监督指导体系,实现智能化监控,完成档案业务知识支持服务和档案管理模型的智能化构建,完善业务指导模式,提升监管效能。

 

经典案例:湖南新宇公司已为数十个大型档案馆提供了智慧档案馆解决方案

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